Protection des données personnelles — Conformité RGPD & AI Act
Le responsable du traitement des données personnelles collectées via la Plateforme klavis-hub.com est :
KLAVIS HUB SRL (société en cours d'immatriculation)
Siège social : Boulevard de Waterloo 34, 1000 Bruxelles, Belgique
E-mail : info@klavis-hub.com
Site web : https://klavis-hub.com
Conformément à l'article 37 du Règlement (UE) 2016/679 (ci-après « RGPD »), la désignation d'un délégué à la protection des données (DPO) est obligatoire dans des cas spécifiques (autorités publiques, traitements à grande échelle de données sensibles, surveillance systématique à grande échelle).
Klavis Hub, en sa qualité de PME de moins de 250 salariés dont l'activité de traitement de données personnelles n'est pas le cœur de métier principal, n'est pas légalement tenue de désigner un DPO au sens strict de l'article 37 RGPD à ce stade de son développement.
Toute question, demande ou réclamation relative à la protection des données personnelles peut être adressée au point de contact dédié : info@klavis-hub.com (objet : « Protection des données »).
Klavis Hub s'engage à désigner un DPO formellement dès lors que les seuils légaux seraient atteints ou que l'activité de traitement l'exigerait.
Référence : RGPD Art. 37, 38, 39 ; Lignes directrices WP 243 du Comité européen de la protection des données (CEPD).
Klavis Hub peut être amené à traiter des données de catégorie particulière au sens de l'article 9 du RGPD dans des cas limités et avec un fondement juridique explicite (notamment le numéro de registre national, traité sur la base des obligations légales en matière d'identification et de KYC). Ces données font l'objet de mesures de protection renforcées.
Références : RGPD Art. 4, 9 ; Loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel (loi belge de mise en œuvre du RGPD).
| Catégorie de données | Finalité | Base légale (RGPD Art. 6) |
|---|---|---|
| Données d'identification et de contact | Création et gestion du compte utilisateur ; communication relative aux prestations ; émission des factures | Art. 6.1.b Exécution du contrat |
| Données relatives à la société / projet | Rédaction des statuts ; préparation du dossier de constitution ; accomplissement des formalités légales | Art. 6.1.b Exécution du contrat |
| Données financières (plan financier) | Élaboration du plan financier obligatoire (art. 2:62 CSA pour la SRL) ; constitution du dossier notarial | Art. 6.1.b Exécution du contrat ; Art. 6.1.c Obligation légale (CSA) |
| Documents légaux et KYC (pièce d'identité, registre national) | Vérification d'identité ; lutte contre le blanchiment ; formalités BCE et Moniteur belge | Art. 6.1.c Obligation légale (Loi AML du 18 sept. 2017) |
| Données de navigation et cookies analytiques | Amélioration de la Plateforme ; analyse de l'audience ; sécurité informatique | Art. 6.1.f Intérêt légitime ; Art. 6.1.a Consentement (cookies non essentiels) |
| Conversations KlavIA | Fourniture du service IA ; amélioration de l'assistant (données agrégées et anonymisées uniquement) | Art. 6.1.b Exécution du contrat ; Art. 6.1.f Intérêt légitime |
| Données de contact (prospection) | Envoi de communications commerciales sur des services similaires à ceux déjà souscrits | Art. 6.1.f Intérêt légitime (soft opt-in) ; Art. 6.1.a Consentement (nouveaux Clients) |
| Toutes données — archivage | Conservation pour respect des obligations légales (comptabilité, AML, preuve contractuelle) | Art. 6.1.c Obligation légale |
Références : RGPD Art. 6 ; CSA Art. 2:62 ; Loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux (Loi AML) ; CDE Livre XII.
Klavis Hub utilise l'API Claude d'Anthropic PBC (société de droit californien, États-Unis) pour alimenter l'assistant KlavIA. Ce recours implique un transfert de données vers un pays tiers (États-Unis) ne faisant pas l'objet d'une décision d'adéquation de la Commission européenne au sens de l'article 45 du RGPD.
Ce transfert est encadré par les Clauses contractuelles types (CCT) adoptées par la Commission européenne (Décision d'exécution (UE) 2021/914 du 4 juin 2021), qui constituent la garantie appropriée au sens de l'article 46.2.c du RGPD. Anthropic s'engage contractuellement à respecter ces garanties.
Des informations supplémentaires sur les garanties offertes par Anthropic sont disponibles à l'adresse : https://www.anthropic.com/privacy.
Seules les données nécessaires au fonctionnement de l'assistant KlavIA (contenu des requêtes soumises par l'utilisateur) sont transmises à Anthropic via son API. Klavis Hub s'efforce de minimiser les données personnelles incluses dans les requêtes envoyées à l'API et recommande aux utilisateurs de ne pas inclure de données personnelles sensibles non nécessaires dans leurs messages à KlavIA.
À la date de la présente politique, Klavis Hub n'effectue pas d'autres transferts de données personnelles vers des pays tiers en dehors de l'Espace économique européen (EEE), sauf via les sous-traitants listés à l'article 5, pour lesquels des garanties appropriées sont en place. La présente clause sera mise à jour en cas de modification.
Références : RGPD Art. 44 à 49 ; Décision d'exécution (UE) 2021/914 (CCT) ; Arrêt CJUE C-311/18 (Schrems II).
| Sous-traitant | Rôle | Pays | Garantie |
|---|---|---|---|
| Anthropic PBC | Modèle d'IA (API Claude) pour KlavIA | États-Unis | Clauses contractuelles types (CCT UE) |
| Hébergeur de la Plateforme | Hébergement des données et de l'infrastructure | UE / EEE | RGPD applicable |
| Prestataire de paiement | Traitement sécurisé des paiements en ligne | UE / EEE | RGPD + PCI-DSS |
| Outil d'emailing | Envoi des e-mails transactionnels et newsletters | UE / EEE | RGPD applicable |
| Outil analytique | Analyse de l'audience de la Plateforme (anonymisée) | UE / EEE | RGPD applicable / consentement |
La liste détaillée et à jour des sous-traitants est disponible sur demande à info@klavis-hub.com.
Dans le cadre de ses obligations légales, Klavis Hub peut être amené à communiquer des données personnelles aux autorités et organismes suivants :
Klavis Hub conclut avec chacun de ses sous-traitants un contrat de traitement des données conforme à l'article 28 du RGPD, garantissant que ces sous-traitants présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées.
Référence : RGPD Art. 28, 29, 30.
| Catégorie de données | Durée de conservation | Fondement |
|---|---|---|
| Données de compte utilisateur | 5 ans après la dernière activité ou résiliation du compte | Intérêt légitime (preuve contractuelle) |
| Données de constitution de société et actes | 10 ans à compter de la fin de la mission | Obligation légale (Code des sociétés, prescriptions civiles) |
| Documents KYC (pièce d'identité, registre national) | 10 ans après la fin de la relation d'affaires | Obligation légale AML (Loi du 18 sept. 2017, Art. 60) |
| Données financières (plan financier, relevés) | 10 ans à compter de la clôture de l'exercice concerné | Obligation légale comptable et fiscale |
| Données de navigation et logs | 13 mois à compter de la collecte | Intérêt légitime (sécurité, conformité CNIL/APD) |
| Cookies analytiques et de préférence | 13 mois maximum | Consentement ; recommandations APD |
| Conversations avec KlavIA | 12 mois à compter de chaque interaction | Intérêt légitime (amélioration du service) ; minimisation des données |
| Factures et données de paiement | 7 ans à compter de la clôture de l'exercice | Obligation légale (Code des impôts sur les revenus, TVA) |
| Données de prospection commerciale | 3 ans à compter du dernier contact ou de la fin de la relation contractuelle | Intérêt légitime ; recommandations APD |
À l'expiration des durées de conservation, les données sont supprimées de manière sécurisée ou anonymisées de façon irréversible. Les données archivées à des fins légales sont isolées dans des environnements d'accès restreint.
Références : RGPD Art. 5.1.e ; Loi AML Art. 60 ; Code des impôts sur les revenus 1992 Art. 315 ; Code TVA Art. 60 §1.
Toute personne physique dont les données sont traitées par Klavis Hub dispose des droits suivants, qu'elle peut exercer à tout moment :
Obtenir confirmation que des données vous concernant sont traitées et en obtenir une copie, ainsi que des informations sur les modalités de traitement.
Obtenir la correction de données inexactes ou la complétion de données incomplètes vous concernant.
Obtenir la suppression de vos données dans les cas prévus par le RGPD (données plus nécessaires, retrait du consentement, etc.), sous réserve des obligations légales de conservation.
Recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et les transmettre à un autre responsable de traitement.
Vous opposer à tout moment au traitement de vos données fondé sur l'intérêt légitime de Klavis Hub, notamment à des fins de prospection commerciale directe.
Obtenir la limitation du traitement de vos données dans des cas spécifiques (contestation de l'exactitude, traitement illicite, données plus nécessaires mais conservées pour exercice de droits en justice).
Retirer à tout moment votre consentement pour les traitements fondés sur celui-ci, sans que ce retrait n'affecte la licéité des traitements antérieurs.
Ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques significatifs (voir Art. 9 de la présente politique).
Pour exercer l'un de ces droits, la personne concernée doit adresser une demande écrite à Klavis Hub :
La demande doit être accompagnée d'un justificatif d'identité (copie d'une pièce d'identité officielle) afin de permettre à Klavis Hub de vérifier l'identité du demandeur et d'éviter toute divulgation non autorisée.
Klavis Hub s'engage à répondre à toute demande d'exercice de droits dans un délai d'un (1) mois à compter de la réception de la demande complète. Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires en cas de demande complexe ou multiple, avec information préalable du demandeur.
L'exercice des droits est gratuit. Toutefois, en cas de demandes manifestement infondées ou excessives, notamment en raison de leur caractère répétitif, Klavis Hub peut exiger le paiement de frais raisonnables ou refuser de donner suite à la demande (RGPD Art. 12.5).
Références : RGPD Art. 12 à 22 ; Loi belge du 30 juillet 2018.
Un cookie est un petit fichier texte déposé sur l'équipement terminal de l'utilisateur (ordinateur, smartphone, tablette) lors de la visite d'un site web. Les cookies permettent au site de reconnaître l'équipement de l'utilisateur lors des visites ultérieures et de mémoriser certaines informations.
Lors de la première visite, un bandeau d'information permet à l'utilisateur d'accepter ou de refuser les cookies non essentiels. Le choix peut être modifié à tout moment via le gestionnaire de préférences accessible en bas de page de la Plateforme.
Le refus des cookies analytiques et marketing n'affecte pas l'accès aux fonctionnalités essentielles de la Plateforme.
L'utilisateur peut également configurer son navigateur pour refuser ou supprimer les cookies. Les principaux navigateurs proposent des paramètres dédiés :
Références : RGPD Art. 6.1.a ; Directive 2002/58/CE (ePrivacy) ; Recommandation APD n° 01/2020 sur les cookies.
La présente clause informe les personnes concernées de leurs droits spécifiques en matière de traitements automatisés par l'IA, conformément à l'article 22 du RGPD et au Règlement (UE) 2024/1689 sur l'intelligence artificielle (AI Act), notamment ses articles 13 (transparence), 14 (surveillance humaine) et 86 (droit à l'explication).
Klavis Hub s'engage à ce qu'aucune décision produisant des effets juridiques ou affectant de manière significative les personnes concernées (refus de service, tarification individualisée fondée uniquement sur un profil automatisé, etc.) ne soit prise sur la seule base d'un traitement automatisé, sans intervention humaine.
L'IA (KlavIA / Claude) est utilisée par Klavis Hub pour :
Dans tous les cas, les outputs de KlavIA sont des suggestions soumises à la validation d'un professionnel qualifié avant de produire des effets de droit.
Toute personne concernée a le droit :
Pour exercer ces droits, la personne concernée peut contacter Klavis Hub à l'adresse info@klavis-hub.com (objet : « Intervention humaine — IA »).
Les conversations avec KlavIA peuvent être traitées et transmises à Anthropic dans le cadre de l'utilisation de l'API Claude, dans les conditions décrites à l'article 4. Klavis Hub recommande aux utilisateurs de ne pas inclure de données personnelles sensibles non nécessaires dans leurs échanges avec KlavIA.
Klavis Hub peut réaliser un profilage limité à des fins d'amélioration du service (par exemple : analyse des types de requêtes les plus fréquentes) sur la base de données anonymisées ou agrégées. Aucun profilage individuel susceptible de produire des effets juridiques n'est effectué.
Références : RGPD Art. 22 ; AI Act (UE 2024/1689) Art. 13, 14, 86 ; Lignes directrices WP 251 du CEPD sur la prise de décision automatisée.
Klavis Hub met en œuvre les mesures techniques de sécurité suivantes :
En cas de violation de données à caractère personnel susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, Klavis Hub s'engage à :
Références : RGPD Art. 25 (protection des données dès la conception), Art. 32 (sécurité du traitement), Art. 33 et 34 (notification des violations).
Klavis Hub se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment, notamment pour l'adapter aux évolutions législatives et réglementaires (RGPD, AI Act, ePrivacy), aux décisions des autorités de protection des données, ou aux changements dans les pratiques de traitement de Klavis Hub.
En cas de modification substantielle de la présente politique, les utilisateurs enregistrés sont informés par e-mail avec un préavis minimum de trente (30) jours avant l'entrée en vigueur de la nouvelle version. La date de la version en vigueur est indiquée en en-tête du document.
Les versions antérieures de la politique de confidentialité sont archivées et disponibles sur demande à info@klavis-hub.com.
Toute personne concernée qui estime que le traitement de ses données personnelles constitue une violation du RGPD ou de la législation belge applicable dispose du droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente :
Autorité de Protection des Données (APD)
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Belgique
Tél. : +32 (0)2 274 48 00
E-mail : contact@apd-gba.be
Site web : www.autoriteprotectiondonnees.be
Ce droit de réclamation s'exerce sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel. Klavis Hub invite néanmoins les personnes concernées à la contacter en premier lieu à info@klavis-hub.com afin de tenter de résoudre toute préoccupation à l'amiable.
Indépendamment du recours auprès de l'APD, toute personne concernée peut également exercer un recours juridictionnel effectif contre Klavis Hub devant les juridictions compétentes de l'arrondissement judiciaire de Bruxelles, en application de l'article 79 du RGPD.
Références : RGPD Art. 77 (droit de réclamation), Art. 78 (recours juridictionnel contre une autorité de contrôle), Art. 79 (recours juridictionnel contre un responsable du traitement) ; Loi belge du 30 juillet 2018.