Les présentes Conditions Générales de Vente (ci-après « CGV ») sont conclues entre :
KLAVIS HUB SRL (société en cours d'immatriculation)
Siège social : Boulevard de Waterloo 34, 1000 Bruxelles, Belgique
Etablissements secondaires : Dilbeek ; Mons (prochainement)
E-mail : info@klavis-hub.com
Site web : https://klavis-hub.com
Numéro d'entreprise (BCE) : en cours d'attribution — sera publié dès obtention
Numéro de TVA : en cours d'attribution
Ci-après dénommée « Klavis Hub » ou « le Prestataire ».
Et toute personne physique ou morale procédant à une commande via la Plateforme ou directement auprès de Klavis Hub, ci-après dénommée « le Client ».
Les présentes CGV ont vocation à régir en priorité les relations commerciales entre Klavis Hub et ses clients professionnels (indépendants, sociétés, ASBL), ci-après « Clients B2B ». Dans ce contexte, les parties reconnaissent traiter sur un pied d'égalité commerciale et conviennent expressément de l'application intégrale des présentes CGV.
Les présentes CGV s'appliquent également aux Clients ayant la qualité de consommateur au sens de l'article I.1, 2° du Code de droit économique (CDE), ci-après « Clients B2C » (personnes physiques agissant à des fins étrangères à leur activité professionnelle). Pour les Clients B2C, les dispositions impératives du CDE, notamment en matière d'information précontractuelle, de droit de rétractation et de pratiques commerciales déloyales, prévalent sur toute clause contraire des présentes CGV.
Toute commande passée auprès de Klavis Hub implique l'acceptation pleine, entière et sans réserve des présentes CGV, des CGU et de la Politique de confidentialité. Aucune condition particulière d'achat du Client ne peut prévaloir sur les présentes CGV, sauf accord écrit et signé de Klavis Hub.
En cas de contradiction entre les CGU et les présentes CGV sur un aspect commercial, les CGV prévalent.
Références : CDE Livre VI (pratiques du marché et protection du consommateur) ; Livre XII (services de la société de l'information).
| Formule | Inclus | Prix HT/mois |
|---|---|---|
| Domiciliation Essentielle | Adresse légale Bruxelles, gestion courrier, scan sur demande | dès 29 € |
| Domiciliation Professionnel | Adresse légale, gestion courrier, scan automatique, permanence téléphonique | sur devis |
| Bureau virtuel Premium | Domiciliation + salle de réunion à la demande + accès coworking | sur devis |
Important : Les tarifs ci-dessous correspondent exclusivement aux honoraires de Klavis Hub pour la préparation du dossier, la rédaction assistée des statuts et la coordination administrative. Les frais de tiers (notaire, BCE, Moniteur belge) sont facturés séparément et détaillés à l'article 6.
| Forme juridique | Honoraires Klavis Hub | Délai standard |
|---|---|---|
| SRL — Société à responsabilité limitée | 799 € | 5 jours ouvrés |
| SA — Société anonyme | Sur devis | Sur devis |
| ASBL — Association sans but lucratif | 399 € | 5 jours ouvrés |
| SNC — Société en nom collectif | 299 € | 5 jours ouvrés |
| Procédure express (toutes formes) | +200 € (supplément) | 2 jours ouvrés |
| Formule | Inclus | Prix HT/mois |
|---|---|---|
| Essentiel | Accès KlavIA (assistant IA), Q&R juridiques limitées (10/mois), 1 modèle de contrat/mois | sur devis |
| Professionnel | KlavIA illimité, Q&R illimitées, bibliothèque de contrats, 1 consultation avocat/trimestre | sur devis |
| Premium | Tout Professionnel + suivi personnalisé, consultation avocat mensuelle, veille juridique dédiée | sur devis |
Les tarifs définitifs des abonnements sont communiqués sur la Plateforme et peuvent faire l'objet de promotions ponctuelles. Les prix affichés sur la Plateforme au moment de la commande font foi.
Klavis Hub propose une mise en relation avec des compagnies d'assurance partenaires pour les produits RC professionnelle, protection juridique et assurance homme-clé. Les primes sont fixées par l'assureur concerné et communiquées avant toute souscription.
Références : CSA (Code des sociétés et associations, Loi du 23 mars 2019) ; CDE Livre VI.
La commande s'effectue selon les étapes suivantes :
Le contrat est réputé conclu entre Klavis Hub et le Client à la date de réception de l'e-mail de confirmation de commande. Cet e-mail vaut accusé de réception et récapitulatif des prestations commandées, du prix total et du délai d'exécution prévu.
Les délais d'exécution courent à compter de la réception de l'ensemble des informations et documents requis de la part du Client :
Ces délais constituent des délais indicatifs. Klavis Hub s'engage à informer le Client sans délai de tout retard prévisible.
Toute demande de modification de commande doit être adressée par e-mail à info@klavis-hub.com dans les 24 heures suivant la confirmation. Passé ce délai, Klavis Hub ne peut garantir la prise en compte des modifications, notamment si l'exécution a déjà débuté.
Tous les prix affichés sur la Plateforme s'entendent hors taxes (HT). La TVA belge au taux applicable (actuellement 21 % pour les services, sauf taux réduit applicable à certaines prestations) est ajoutée au moment du paiement. Pour les Clients B2B assujettis à la TVA dans un autre État membre de l'UE, le mécanisme d'autoliquidation peut s'appliquer sur présentation du numéro de TVA intracommunautaire valide.
Le paiement est exigible à la commande pour les Clients B2C. Pour les Clients B2B, des conditions de paiement à 30 jours fin de mois peuvent être accordées sur demande écrite et acceptation par Klavis Hub. En cas de retard de paiement, des intérêts de retard sont dus de plein droit, sans mise en demeure préalable, au taux fixé par la Loi du 2 août 2002 relative à la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales.
En cas de retard de paiement B2B, une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 euros est exigible de plein droit, conformément à l'article 6 de la Loi du 2 août 2002, sans préjudice des dommages et intérêts supplémentaires si les frais réels de recouvrement excèdent ce montant.
Klavis Hub accepte les paiements par :
Les transactions par carte bancaire sont sécurisées par le protocole SSL/TLS et traitées par un prestataire de paiement agréé. Klavis Hub ne conserve aucune donnée de carte bancaire.
Références : Loi du 2 août 2002 relative à la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales ; Directive 2011/7/UE.
Klavis Hub s'engage à une transparence totale sur les frais facturés par des tiers dans le cadre des prestations de constitution de sociétés ou d'accomplissement de formalités légales. Ces frais sont distincts des honoraires de Klavis Hub.
Les frais de tiers sont les coûts imposés par des autorités, organismes ou professionnels indépendants de Klavis Hub, notamment :
Les frais de tiers sont facturés au Client au coût réel, sans majoration ni marge de la part de Klavis Hub. Une estimation détaillée des frais de tiers prévisibles est communiquée au Client avant la finalisation de la commande, dans le devis ou le récapitulatif de commande.
Les frais de tiers peuvent varier entre l'estimation initiale et la facturation finale en raison de modifications tarifaires des autorités compétentes ou d'éléments propres au dossier (longueur des actes, nombre de fondateurs, etc.). Klavis Hub informe le Client de toute variation significative avant d'engager les frais correspondants.
Pour les frais de tiers, Klavis Hub peut demander une provision avant d'engager les démarches correspondantes. En cas de résiliation avant engagement des frais de tiers, la provision est intégralement remboursée.
Référence : tarifs officiels Moniteur belge ; CDE Livre VI (information précontractuelle).
Conformément aux articles VI.47 et suivants du Code de droit économique, tout Client B2C (consommateur) dispose d'un droit de rétractation de 14 jours calendrier à compter du jour de la conclusion du contrat de fourniture de services, sans avoir à justifier de motif ni à payer de pénalité.
Pour exercer son droit de rétractation, le Client B2C doit notifier sa décision à Klavis Hub avant l'expiration du délai de 14 jours, par :
Le Client peut utiliser le formulaire type de rétractation annexé aux présentes CGV, sans y être obligé.
Exception importante : Conformément à l'article VI.53, 1° du CDE, le droit de rétractation ne s'applique pas aux services pleinement exécutés avant l'expiration du délai de rétractation, lorsque l'exécution a commencé avec l'accord préalable et exprès du consommateur et que celui-ci a reconnu qu'il perdrait son droit de rétractation une fois le service entièrement exécuté par Klavis Hub.
Cette exception s'applique notamment :
Le Client B2C qui souhaite que Klavis Hub commence l'exécution avant l'expiration du délai de rétractation est invité à cocher la case d'acceptation spécifique prévue lors de la commande.
En cas de rétractation valable, Klavis Hub rembourse au Client les sommes versées dans un délai de 14 jours à compter de la notification. Si des prestations ont été partiellement exécutées avec l'accord du Client avant la rétractation, Klavis Hub est en droit de facturer le montant proportionnel au service déjà fourni.
Le droit de rétractation prévu au présent article ne s'applique pas aux Clients B2B. La résiliation des commandes par les Clients B2B est régie par l'article 11 des présentes CGV.
Références : CDE Art. VI.47 à VI.55 ; Directive 2011/83/UE du 25 octobre 2011 relative aux droits des consommateurs.
Klavis Hub s'engage à exécuter les prestations commandées avec le soin et la diligence attendus d'un prestataire professionnel compétent dans son domaine. Sauf stipulation contraire expresse, les obligations de Klavis Hub sont des obligations de moyens et non de résultat.
Klavis Hub s'engage à traiter de manière strictement confidentielle toutes les informations et documents communiqués par le Client dans le cadre des prestations. Cette obligation de confidentialité survit à la fin de la relation contractuelle pour une durée de cinq (5) ans, sauf obligation légale contraire.
Klavis Hub s'engage à informer le Client de l'avancement de son dossier et à lui signaler sans délai tout obstacle ou difficulté de nature à retarder ou compromettre l'exécution des prestations.
Pour les actes juridiques nécessitant l'intervention d'un professionnel habilité (avocat, notaire), Klavis Hub s'engage à coordonner et faciliter la mise en relation avec des professionnels agréés et inscrits auprès des instances ordinales compétentes. Les conditions d'intervention de ces professionnels sont régies par leurs propres conventions de mission.
Klavis Hub déclare être couvert par une assurance responsabilité civile professionnelle adéquate pour l'exercice de ses activités.
Klavis Hub est un prestataire de services LegalTech et un intermédiaire technologique, et non un cabinet d'avocats ou un office notarial.
Les actes juridiques, consultations juridiques formelles, plaidoiries et représentations devant les juridictions ne sont pas des services fournis directement par Klavis Hub, mais par des avocats inscrits au Barreau ou des notaires désignés avec lesquels Klavis Hub collabore en qualité d'intermédiaire.
Dans le cadre des prestations de constitution de sociétés et d'accompagnement juridique, Klavis Hub intervient en qualité d'intermédiaire technologique et administratif. Il prépare les dossiers, coordonne les démarches et facilite la relation avec les professionnels du droit compétents, sans exercer lui-même la profession d'avocat ou de notaire.
Les actes pour lesquels l'intervention d'un professionnel du droit est légalement requise ou opportune sont réalisés par :
Les avocats et notaires intervenant dans le cadre des prestations Klavis Hub demeurent soumis à leurs règles déontologiques propres, notamment en matière de secret professionnel, d'indépendance et de conflits d'intérêts. Leurs honoraires peuvent être distincts des honoraires de Klavis Hub.
La responsabilité de Klavis Hub ne peut être engagée pour les actes, omissions ou fautes commis par les avocats ou notaires intervenant dans le dossier, lesquels sont des professionnels indépendants soumis à leur propre assurance professionnelle.
Références : Loi du 13 mars 1973 (honoraires d'avocats) ; Code de déontologie de l'Ordre des barreaux francophones et germanophone (OBFG) et de l'Orde van Vlaamse balies (OVB) ; Loi du 25 ventôse an XI (notariat).
Est considéré comme un cas de force majeure tout événement imprévisible, irrésistible et extérieur aux parties, rendant impossible l'exécution des obligations contractuelles, incluant notamment : catastrophes naturelles, pandémies, grèves générales, pannes d'infrastructure internet ou énergétique, cyberattaques d'ampleur, décisions gouvernementales ou réglementaires imprévues.
En cas de force majeure, l'exécution des obligations de la partie empêchée est suspendue pour la durée de l'événement. Les parties s'informent mutuellement sans délai de la survenance d'un cas de force majeure. Si la situation persiste au-delà de soixante (60) jours, chaque partie peut résilier le contrat sans indemnité, sous réserve des sommes déjà versées correspondant aux prestations déjà exécutées.
En cas de manquement du Client à l'une de ses obligations (non-paiement, fourniture d'informations inexactes, comportement frauduleux), Klavis Hub peut, après mise en demeure restée sans effet dans un délai de quinze (15) jours :
En cas de manquement grave de Klavis Hub à ses obligations, le Client peut, après mise en demeure restée sans suite pendant quinze (15) jours, résilier le contrat et obtenir le remboursement des sommes versées pour les prestations non exécutées, sans préjudice de dommages et intérêts complémentaires.
Les abonnements mensuels peuvent être résiliés par le Client à tout moment, avec effet à la fin du mois en cours, par notification écrite à info@klavis-hub.com. Aucun remboursement n'est dû pour le mois en cours. Les abonnements annuels peuvent être résiliés avec un préavis de trente (30) jours avant la date de renouvellement.
En cas de résiliation, Klavis Hub conserve les données et documents du Client conformément aux durées légales applicables, telles que détaillées dans la Politique de confidentialité.
Pour les Clients B2C, Klavis Hub est tenu à la garantie de conformité pour les contenus et services numériques fournis, conformément aux articles 1649bis et suivants du Code civil belge tel que modifié par la transposition de la Directive (UE) 2019/770 du 20 mai 2019 relative aux contenus numériques.
En cas de non-conformité avérée d'une prestation, Klavis Hub s'engage, à son choix, à remédier à la non-conformité, à refaire la prestation ou, si cela est impossible ou disproportionné, à rembourser tout ou partie du prix payé.
Klavis Hub ne peut être tenu responsable des non-conformités résultant directement d'informations erronées, incomplètes ou tardives fournies par le Client.
Références : CDE Art. 1649bis et suivants ; Directive (UE) 2019/770 ; Directive (UE) 2019/771.
En cas de litige, les parties s'engagent à rechercher une solution amiable dans un premier temps. Le Client peut adresser sa réclamation à Klavis Hub par e-mail à info@klavis-hub.com. Klavis Hub s'engage à y répondre dans un délai de quinze (15) jours ouvrés.
À défaut de résolution amiable, les Clients B2B peuvent recourir au Service de Médiation pour les Entreprises (Ombudsman des Entreprises) :
Service de Médiation pour les Entreprises
Boulevard du Roi Albert II 8, boîte 3, 1000 Bruxelles
www.mediationdentreprises.be
Les Clients B2C peuvent recourir à la procédure de règlement extrajudiciaire des litiges via :
À défaut de résolution amiable ou par médiation, tout litige relatif aux présentes CGV est soumis à la compétence exclusive des Tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Bruxelles, droit belge applicable, sauf disposition légale impérative contraire applicable aux consommateurs.
Références : Loi du 4 avril 2014 relative aux modes alternatifs de règlement des litiges ; CDE Art. XIV.1 et s. ; Règlement (UE) 524/2013 (ODR).
À adresser par e-mail à info@klavis-hub.com ou par courrier recommandé à Klavis Hub SRL, Boulevard de Waterloo 34, 1000 Bruxelles.
Je/Nous (*) vous notifie/notifions (*) par la présente ma/notre (*) rétractation du contrat portant sur la prestation de services ci-dessous :
— Commande passée le (*) / reçue le (*) :
— Numéro de commande :
— Nom du/des consommateur(s) :
— Adresse du/des consommateur(s) :
— Signature du/des consommateur(s) (uniquement en cas de notification du présent formulaire sur papier) :
(*) Rayez la mention inutile.