La plateforme klavis-hub.com (ci-après « la Plateforme ») est éditée et exploitée par KLAVIS HUB SRL (société en cours d'immatriculation au registre de la Banque-Carrefour des Entreprises), dont le siège social provisoire est établi à :
Boulevard de Waterloo 34, 1000 Bruxelles, Belgique
Adresse e-mail : info@klavis-hub.com
Site web : https://klavis-hub.com
En cours d'immatriculation à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE). Le numéro d'entreprise sera communiqué dès son attribution et affiché sur la présente page.
Klavis Hub dispose également d'un établissement à Dilbeek et prévoit prochainement l'ouverture d'un bureau à Mons (Belgique).
Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (ci-après « CGU ») ont pour objet de définir les modalités et conditions dans lesquelles Klavis Hub met à disposition de ses utilisateurs la Plateforme et les services associés, ainsi que les droits et obligations des parties dans ce cadre.
Les présentes CGU s'appliquent à tout accès et toute utilisation de la Plateforme, y compris les versions mobiles et les éventuelles applications dédiées, par toute personne physique ou morale (ci-après « l'Utilisateur »), qu'elle soit ou non cliente de Klavis Hub.
L'accès à la Plateforme implique l'acceptation pleine, entière et sans réserve des présentes CGU. En cas de refus, l'Utilisateur est invité à ne pas utiliser la Plateforme. Pour les mineurs de moins de 18 ans, l'acceptation doit être donnée par le représentant légal.
Les présentes CGU doivent être lues conjointement avec :
En cas de contradiction entre ces documents, les CGV prévalent pour les aspects commerciaux et la Politique de confidentialité prévaut pour les aspects relatifs aux données personnelles.
Références : CDE Livre XII (services de la société de l'information) ; Loi du 11 mars 2003 sur certains aspects juridiques des services de la société de l'information.
L'accès à la Plateforme est libre et gratuit pour la consultation des informations publiques. L'accès aux services réservés nécessite la création d'un compte utilisateur. L'Utilisateur doit disposer d'une connexion internet et d'un équipement compatible, dont les coûts restent à sa charge.
Lors de l'inscription, l'Utilisateur s'engage à :
Klavis Hub se réserve le droit de refuser ou de supprimer tout compte dont les informations seraient incomplètes, inexactes ou contraires aux présentes CGU, sans préavis ni indemnité.
L'Utilisateur est seul responsable de la confidentialité de ses identifiants d'accès. Toute action effectuée via son compte est réputée accomplie par l'Utilisateur. En cas de compromission des identifiants, l'Utilisateur doit en informer Klavis Hub sans délai à l'adresse info@klavis-hub.com.
Lorsque l'Utilisateur est une personne morale, la personne physique qui crée le compte ou accepte les présentes CGU déclare avoir la capacité et les pouvoirs nécessaires pour engager ladite personne morale.
Klavis Hub propose des services de domiciliation d'entreprise à Bruxelles (Boulevard de Waterloo 34), Dilbeek et prochainement à Mons. Ces services comprennent la mise à disposition d'une adresse légale, la gestion du courrier, et le cas échéant l'accès à des espaces de travail partagés, conformément à la réglementation applicable en matière de domiciliation.
La Plateforme propose un accompagnement à la création de sociétés de droit belge (SRL, SA, ASBL, SNC). Ces services comprennent la rédaction assistée des statuts, la préparation du dossier de constitution et la coordination avec les professionnels du droit habilités. Les actes authentiques restent exclusivement du ressort des notaires ou avocats compétents.
Klavis Hub propose des formules d'abonnement (Essentiel, Professionnel, Premium) incluant des services de secrétariat virtuel, de permanence téléphonique, de gestion administrative et d'accès à l'assistant juridique KlavIA.
KlavIA est un assistant informatique fondé sur l'intelligence artificielle, accessible via la Plateforme. Il fournit des informations et orientations juridiques générales à titre indicatif uniquement. Les conditions spécifiques régissant son utilisation sont détaillées à l'article 5 des présentes CGU.
Klavis Hub agit en qualité d'intermédiaire pour la souscription de produits d'assurance professionnelle adaptés aux entrepreneurs et indépendants. Klavis Hub n'est pas assureur et ne peut engager la responsabilité des compagnies d'assurance partenaires.
Klavis Hub se réserve le droit d'adapter, modifier, suspendre ou retirer tout ou partie des services proposés, sous réserve d'en informer les utilisateurs dans les délais raisonnables prévus à l'article 9 des présentes CGU.
Conformément au Règlement (UE) 2024/1689 sur l'intelligence artificielle (ci-après « AI Act »), notamment ses articles 13 (transparence), 14 (surveillance humaine) et 52 (obligations de transparence pour certains systèmes d'IA), Klavis Hub informe ses utilisateurs de manière complète et accessible sur les systèmes d'IA intégrés à la Plateforme.
La Plateforme intègre l'assistant KlavIA, fondé sur le modèle de langage Claude développé par Anthropic PBC (San Francisco, États-Unis), accessible via interface de programmation (API). KlavIA est un système d'IA générative de type grand modèle de langage (LLM). Il traite les requêtes de l'utilisateur en langage naturel et génère des réponses textuelles.
KlavIA est utilisé aux fins suivantes :
⚠ AVERTISSEMENT IMPORTANT : Les réponses générées par KlavIA constituent des informations générales à caractère indicatif. Elles ne constituent pas des consultations juridiques, des avis de droit, des actes juridiques ou des conseils professionnels au sens de la loi. Elles ne sauraient en aucun cas remplacer l'avis d'un avocat, d'un notaire ou de tout autre professionnel du droit qualifié et dûment habilité. Klavis Hub décline toute responsabilité en cas de préjudice résultant d'une décision prise sur la seule base des outputs de KlavIA.
Conformément à l'article 14 de l'AI Act, Klavis Hub maintient une supervision humaine effective sur l'utilisation de KlavIA. Pour tout acte juridique, contrat ou document destiné à produire des effets de droit, une validation par un professionnel qualifié (avocat inscrit au barreau, notaire) est systématiquement requise et assurée par Klavis Hub dans le cadre de ses prestations de constitution de sociétés.
L'Utilisateur est informé que tout système d'IA peut générer des réponses inexactes, incomplètes, biaisées ou inadaptées à sa situation particulière. Les modèles de langage ont une date de coupure de connaissance et peuvent ne pas refléter les évolutions législatives ou réglementaires les plus récentes. L'Utilisateur est invité à vérifier toute information auprès d'une source officielle ou d'un professionnel qualifié.
Aucune décision produisant des effets juridiques ou affectant de manière significative l'Utilisateur n'est prise par Klavis Hub sur la seule base d'un traitement automatisé. L'Utilisateur peut, à tout moment, demander à être mis en contact avec un collaborateur humain de Klavis Hub en écrivant à info@klavis-hub.com.
Conformément à l'article 52 de l'AI Act, les interactions avec KlavIA sont clairement identifiées comme des interactions avec un système d'intelligence artificielle. KlavIA ne se présente jamais comme un être humain lorsque l'Utilisateur pose la question de bonne foi.
Références légales : Règlement (UE) 2024/1689 (AI Act), Art. 13, 14, 52 ; Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), Art. 22 ; Directive 2016/943/UE.
L'Utilisateur s'engage à fournir des informations exactes, sincères et à jour lors de son inscription et dans le cadre de toute démarche effectuée via la Plateforme. Il est seul responsable des conséquences résultant de la fourniture d'informations erronées ou incomplètes.
L'Utilisateur s'engage à utiliser la Plateforme exclusivement à des fins licites et conformément aux présentes CGU. Il s'interdit notamment de :
L'Utilisateur reste seul responsable de tout contenu, document ou information qu'il soumet via la Plateforme. Il garantit disposer de tous les droits nécessaires sur ces éléments et que leur transmission ne porte pas atteinte aux droits de tiers.
Tout comportement abusif ou contraire aux présentes CGU peut être signalé à l'adresse info@klavis-hub.com. Klavis Hub dispose du droit de suspendre ou de résilier sans préavis le compte de tout utilisateur en infraction.
La Plateforme et l'ensemble de ses composantes — y compris, sans limitation, la charte graphique, les logiciels, les bases de données, les algorithmes, les textes, les images, les modèles de documents, les marques et dénominations commerciales — sont la propriété exclusive de Klavis Hub ou de ses concédants de licence, et sont protégés par la législation belge et internationale relative à la propriété intellectuelle.
Klavis Hub accorde à l'Utilisateur une licence personnelle, non exclusive, non transférable et révocable d'utilisation de la Plateforme, pour ses seuls besoins propres. Cette licence n'emporte aucun transfert de droits de propriété intellectuelle.
Toute reproduction, représentation, modification, adaptation, traduction, décompilation, extraction ou exploitation, à des fins commerciales ou non, de tout ou partie de la Plateforme, sans l'autorisation préalable et écrite de Klavis Hub, est strictement interdite et constitue une contrefaçon sanctionnée par le Code de droit économique (Livre XI) et le Code pénal.
Les documents et contenus générés par KlavIA à la demande de l'Utilisateur, dans le cadre des prestations souscrites, sont remis à l'Utilisateur pour son usage propre. Klavis Hub se réserve le droit d'utiliser des données agrégées et anonymisées issues des interactions pour améliorer ses services, dans le respect du RGPD.
Les dénominations « Klavis Hub » et « KlavIA » ainsi que les logos associés sont des marques de Klavis Hub. Toute utilisation non autorisée est prohibée.
Références : CDE Livre XI (droits intellectuels) ; Loi du 19 avril 2014 relative à la protection des bases de données.
Klavis Hub s'engage à mettre en œuvre tous les moyens raisonnables pour assurer l'accès et le bon fonctionnement de la Plateforme. Toutefois, sa responsabilité ne peut être engagée que pour des fautes prouvées qui lui sont directement imputables, à l'exclusion de tout dommage indirect, consécutif, accessoire ou punitif.
Klavis Hub décline expressément toute responsabilité quant à l'exactitude, la complétude, l'actualité ou l'adéquation des informations générées par KlavIA. L'Utilisateur reconnaît et accepte que :
Dans la mesure permise par le droit applicable, la responsabilité totale de Klavis Hub envers un Utilisateur, tous chefs de préjudice confondus, est limitée au montant des sommes effectivement payées par l'Utilisateur à Klavis Hub au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur de responsabilité.
La Plateforme peut contenir des liens vers des sites tiers. Ces liens sont fournis à titre informatif. Klavis Hub n'exerce aucun contrôle sur ces sites et décline toute responsabilité quant à leur contenu ou leur disponibilité.
Pour toute situation juridique complexe, contentieuse ou nécessitant une décision ayant des effets de droit significatifs, Klavis Hub recommande expressément à l'Utilisateur de consulter un avocat inscrit au barreau, un notaire ou tout autre professionnel du droit habilité selon la nature de la demande.
Références : Art. 1147, 1150, 1151 et 1382 du Code civil (ancien) ; CDE Art. VI.83 et s. (clauses abusives).
Klavis Hub s'efforce d'assurer la disponibilité de la Plateforme 24h/24 et 7j/7. Toutefois, Klavis Hub ne garantit pas une disponibilité ininterrompue et se réserve le droit de suspendre l'accès à la Plateforme pour des opérations de maintenance, de mise à jour ou pour toute autre raison technique ou de sécurité.
Dans la mesure du possible, les opérations de maintenance programmée sont effectuées durant des plages horaires à faible fréquentation (nuit, week-end) et font l'objet d'une information préalable aux utilisateurs par tout moyen approprié (notification sur la Plateforme, e-mail) avec un préavis raisonnable, sauf urgence.
Klavis Hub n'est pas responsable des interruptions de service causées par des événements indépendants de sa volonté, notamment les pannes d'infrastructure tierce, les défaillances du réseau internet, les cyberattaques, ou tout autre événement de force majeure au sens de l'article 11 des présentes CGU.
Le support utilisateur est accessible par e-mail à info@klavis-hub.com. Klavis Hub s'engage à traiter les demandes dans un délai raisonnable en jours ouvrés.
Klavis Hub se réserve le droit de modifier les présentes CGU à tout moment, notamment pour les adapter aux évolutions législatives, réglementaires ou technologiques, ou pour améliorer les services proposés.
En cas de modification substantielle des CGU, les utilisateurs enregistrés sont informés par e-mail à l'adresse communiquée lors de l'inscription, avec un préavis minimum de trente (30) jours calendrier avant l'entrée en vigueur des nouvelles conditions.
La poursuite de l'utilisation de la Plateforme après l'entrée en vigueur des nouvelles CGU vaut acceptation de celles-ci. En cas de refus des nouvelles CGU, l'Utilisateur peut résilier son compte en notifiant sa décision à info@klavis-hub.com avant la date d'entrée en vigueur.
Les versions antérieures des CGU sont archivées et peuvent être communiquées à toute demande légitime.
Les présentes CGU sont régies et interprétées conformément au droit belge, à l'exclusion de toute règle de conflit de lois qui conduirait à l'application d'un autre droit.
En cas de litige relatif à la conclusion, l'interprétation, l'exécution ou la résiliation des présentes CGU, les parties conviennent de tenter de résoudre le différend à l'amiable dans un premier temps. À défaut de résolution amiable dans un délai de trente (30) jours, les Tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Bruxelles sont seuls compétents, sauf disposition légale impérative contraire (notamment en matière de consommateurs résidant dans un autre arrondissement).
Pour les Utilisateurs ayant la qualité de consommateur au sens du Code de droit économique (art. I.1, 2°), les dispositions impératives du droit belge de la consommation demeurent applicables et prévalent sur toute clause contraire des présentes CGU.
Références : CDE Livre XII ; Loi du 11 mars 2003 sur certains aspects juridiques des services de la société de l'information ; Code judiciaire belge.
Les présentes CGU, ainsi que les documents auxquels elles renvoient, constituent l'intégralité de l'accord entre les parties concernant l'utilisation de la Plateforme et remplacent tout accord antérieur portant sur le même objet.
Si une ou plusieurs clauses des présentes CGU sont déclarées nulles ou inapplicables par une juridiction compétente, les autres clauses demeurent pleinement en vigueur.
Le fait pour Klavis Hub de ne pas se prévaloir d'un manquement de l'Utilisateur à l'une quelconque des obligations prévues aux présentes CGU ne saurait être interprété comme une renonciation à se prévaloir à l'avenir de ce manquement ou de tout autre manquement.
Les présentes CGU sont rédigées en langue française. En cas de traduction dans une autre langue, le texte français prévaut en cas de contradiction.
Pour toute question relative aux présentes CGU, l'Utilisateur peut contacter Klavis Hub à l'adresse suivante : info@klavis-hub.com.